La Fondation Terre de Liens recrute un·e assistant·e de directions

Présentation de Terre de Liens

Préserver les terres agricoles, alléger le parcours des agriculteurs qui cherchent à s’installer, et développer l’agriculture biologique et paysanne : voici les engagements qui mobilisent Terre de Liens partout en France. Notre initiative s’appuie sur une dynamique associative et citoyenne qui recrée du lien entre paysan·nes et citoyen·nes : l’épargne et les dons du public permettent d’acquérir des terres agricoles et de préserver les fermes à travers les générations. Ces lieux sont ensuite proposés en location à des agriculteur·ices pour des productions favorisant la biodiversité et le respect des sols. Au-delà, Terre de Liens mobilise l’opinion publique et les décideurs pour susciter une prise de conscience, proposer des solutions novatrices et impliquer le plus grand nombre dans l’avenir de nos campagnes.

Contexte de développement du poste

En vue des perspectives de développement des cinq prochaines années et à l’occasion d’une réorganisation interne, la Fondation Terre de Liens recherche un·e assistant·e de directions pour appuyer la codirection de la Fondation.

Au sein d’une équipe de 20 salariés encadrée par 3 codirecteurs respectivement en charge des relations publiques, du développement et des partenariats et enfin de la gestion des fermes de la fondation, l’assistant·e de directions travaillera en étroite collaboration avec les 3 codirecteur·trices et avec les administrateur·trices impliqués dans la gouvernance de la fondation.

Elle ou il sera aussi en lien plus ou moins fréquent avec l’ensemble des salarié·es et bénévoles du mouvement Terre de Liens (Foncière, Fédération et Associations Territoriales).

Description des missions

Sous la responsabilité hiérarchique directe des 3 codirecteur·trices de la Fondation, l’assistant·e de directions est chargé·e de l’organisation et du suivi de la vie politique et administrative de la fondation. Elle ou il appuie les codirecteur·trices dans la mise en œuvre opérationnelle des décisions stratégiques prises par les instances de gouvernance et eux-mêmes.

Cela s’incarne autour des missions suivantes :

(((Gouvernance de la fondation Terre de Liens)))

Organisation des Conseils d’administration (4/an) et des réunions de Bureau (24/an) de la Fondation :

Gérer le planning de gouvernance,
Coordonner la rédaction de l’ordre du jour (par les administrateur·trices, équipe, directeur·trices),
Rédiger l’ordre du jour avec les directeur·trices et rassembler les notes préparatoires,

Entretenir les liens opérationnels avec les ministères de tutelle (environnement et agriculture) dans la préparation des temps de gouvernance de la fondation

Rédiger les PV de séance et coordonner leur relecture par les administrateur·trices
Veiller au renouvellement des mandats de gouvernance des administrateur·trices et leur accueil

Suivre les décisions et mise en œuvre des délibérations
Faciliter la communication entre le Bureau et la co-Direction

Coordonner la mise à jour des répertoires des délibérations et des délégations.

Gouvernance mouvement (Fondation et Foncière 4/an, Fondation et mouvement 6/an, etc.) :
Coordonner l’organisation des temps de gouvernance entre la fondation et le mouvement

Rédiger l’ordre du jour avec les directeur·trices et rassembler les notes préparatoires
Rédiger les PV de séance et coordonner leur relecture par les administrateurs·trices
Coordonner l’organisation des temps de gouvernance avec les associations territoriales (visites de terrain des associations, séance d’information en présentiel ou en visio, etc.).

Animer les relations bureau/ co-direction : préparer des notes synthétiques et des briefings, construire et animer des outils de communication interne (journal d’appels, etc)

Participer / contribuer à toute nouvelle instance de gouvernance

(((Secrétariat et appui logistique)))

Organiser les déplacements de l’équipe de direction et des administrateurs
Assurer la logistique des temps de gouvernance (salles, repas, matériel technique)

Appui à la logistique des évènements d’équipe

Traiter les notes de frais des co directeurs.trices et des administrateurs
Classer et archiver les documents en lien avec le poste (PV, conventions, courriers, etc.),

(((Veille règlementaire)))

Veiller à l’application des statuts et du règlement intérieur de la fondation lors des temps de gouvernance

Piloter les modifications statutaires de la fondation
Appuyer le responsable sur les aspects concernant la gouvernance et les financements des fondations sous égide de la Fondation

(((Missions administratives)))

En coordination avec les responsables concernés :

Redistribution des financements :

Piloter les conventions de financement et générer les courriers de reversement
Verser les financements votés par les instances de gouvernance ou validés par les directions,
Reverser à l’interne et à l’externe du mouvement divers financements
Etre l’interlocuteur·trice du mouvement sur les financements de la fondation : information, outils de suivi, production de justificatifs à destination des associations territoriales,

Assurer la cohérence des procédures de reporting interne.

(((Missions diverses)))

Préparer le contrôle annuel du commissaire aux comptes sur les aspects gouvernance et financements,
Participer à la rédaction du rapport annuel de la Fondation : financement, mot du président, bilan d’activité

Assurer une veille budgétaire relative à la gouvernance

Formation, savoirs-faire et savoirs-être

Profil attendu :

Bac +2/3 – Diplôme assistant·e direction/ assistant·e PME ou équivalent

Expérience souhaitée sur des postes similaire avec une connaissance des règlements du monde associatif, de Fondation, Bureau, Conseil d’Administration d’au moins 5 ans.

Connaissances et compétences :

Notions juridiques et règlementaires,

Très bonne maîtrise des outils informatiques (Suite Office notamment),

Connaissance des CRM et de Saleforce est un plus (création de comptes, requêtes, projets),

Conseiller, renseigner et orienter,

Rédaction de PV, de termes de référence, de stratégie et éléments de communication,

Animation et coordination de réunion

Méthodologie de planification et de priorisation,

Attitudes et comportements attendus :

Capacité à travailler avec une codirection et en relation étroite avec des administrateurs·trices,

Capacité à travailler selon une logique de concertation et de prise en compte des avis d’autres parties prenantes,

Écoute, ouverture, disponibilité,

Bon relationnel, diplomatie,

Capacité à accompagner les membres dans le processus de prise de décision et à les coordonner,

Gestion du stress et des tensions,

Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et de l’anticipation,

Capacités de synthèse et de rédaction.

Conditions et environnement de travail

Contrat en CDI statut Non Cadre

Poste basé au siège national de la Fondation Terre de Liens, à Crest dans la Drôme

Poste à temps partiel 80 %

Salaire selon la Convention Collective nationale ÉCLAT et selon expérience

Déplacements réguliers à prévoir, essentiellement à Paris et à Lyon (permis B)

Prise de poste : octobre 2022 au plus tard

Candidatures

Délai : candidatures à renvoyer par mail avant le 30 juillet 2022

Merci d’envoyer votre lettre de motivation ainsi que votre CV (avec Nom et Prénom dans l’intitulé du document, svp) par mail à : RH.fondation@terredeliens.org

Entretiens en visio à la rentrée 2022 puis en présentiel à Crest (26) courant septembre.